Mail order, kartlı ödemenin kart sahibi ile satıcı yüz yüze gelmeden, kart bilgilerinin telefon, e-posta, faks ya da yazılı form gibi bir yolla iletilmesiyle gerçekleştirildiği yöntemin genel adıdır. Bankacılık dilinde çoğunlukla “mail order” ya da “MOTO” (mail order, telephone order) olarak anılır. Özellikle telefonla sipariş alan işletmelerde, rezervasyon odaklı sektörlerde ve web sitesinde ödeme altyapısı bulunmayan küçük satıcılarda karşımıza çıkar. Yöntem pratik görünse de güvenlik riskleri yüksektir. Bu yazıda mail order sisteminin ne olduğunu, ödemenin nasıl alınıp yapıldığını ve nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlatıyoruz.
Mail Order Nedir?
Normal bir kartlı alışverişte müşteri kartını POS cihazına okutur ya da internet sitesinde ödeme sayfasına kendisi bilgileri girer ve çoğu zaman 3D Secure gibi ek bir doğrulama adımından geçer. Mail order işleminde ise kart bilgileri satıcıya başka bir kanaldan ulaşır ve satıcı bu bilgileri kendi POS veya sanal POS ekranına girerek işlemi yapar. Kart sahibinin işlem anında kartı fiziksel olarak göstermemesi, işlemi “kart mevcut değil” kategorisine sokar.
Burada önemli bir ayrım vardır: Her işletmeye mail order ile tahsilat yetkisi verilmez. Bu özelliğin, bankanın veya ödeme kuruluşunun işletmeye özel olarak tanımlaması ve sözleşmesinde yer alması gerekir. Yetkiniz yokken bu yöntemle tahsilat yapmaya çalışmak sözleşme ihlali sayılabilir.
Hangi durumlarda kullanılır?
- Telefonla sipariş alan restoran, çiçekçi veya toptan satış işletmeleri
- Otel, tur ve transfer gibi rezervasyon hizmetleri
- Aidat, abonelik ve düzenli ödeme tahsilatları
- Web sitesi olmayan veya ödeme sayfası kurulmamış işletmeler
Mail Order ile Ödeme Nasıl Alınır?
Ödeme alma süreci, bankanın veya ödeme kuruluşunun kuralına göre değişir; ancak genel akış aşağıdaki gibidir.
- Yetkiyi kontrol edin: Sanal POS veya POS sözleşmenizde mail order işlemine izin verilip verilmediğini bankanızdan öğrenin.
- Siparişi ve tutarı netleştirin: Müşteriyle ürün, fiyat ve teslimat koşullarını yazılı olarak onaylayın.
- Yazılı onay alın: Kart sahibinin işlemi onayladığını gösteren, ad, kart sahibi bilgisi ve tutar içeren bir form veya yazılı onay isteyin. Bazı kurumlar bu formun belirli bir süre saklanmasını şart koşar.
- İşlemi girin: Bilgileri yetkili ekrana girin ve işlem sonucunu müşteriye bildirin.
- Bilgileri güvenli yok edin: Kart bilgilerini defter, not kağıdı veya e-posta gibi yerlerde saklamayın; işlem bittikten sonra güvenli biçimde silin veya imha edin.
Sürecin hukuki kısmı için de hazırlıklı olmak gerekir. Müşteriye karşı yükümlülüklerinizin neler olduğunu anlamak için e-ticaret sözleşmeleri yazımıza bakabilirsiniz.
Mail order ile ödeme yapmak isteyen müşteri neye dikkat etmeli?
Ödemeyi yapan taraf olarak kart bilgilerinizi iletirken işletmenin gerçek ve güvenilir olduğundan emin olun. Kart numarasını ve özellikle güvenlik kodunu (CVV) e-posta ya da mesajla göndermek ciddi risk taşır. Mümkünse bu bilgileri yalnızca arama yaparak teyit ettiğiniz resmi numaralardan sözlü olarak verin veya satıcının sunduğu güvenli ödeme bağlantısını kullanın. İşlem sonrasında ekstrenizi kontrol edin ve tanımadığınız bir harcama görürseniz bankanızı hemen arayın.
Mail Order Güvenli mi?
Dürüst cevap, “doğru önlemler alınmazsa hayır” olacaktır. Mail order’da kart fiziksel olarak görülmediği ve çoğu zaman ek doğrulama bulunmadığı için sahtecilik ve itiraz riski daha yüksektir. Hem satıcı hem müşteri açısından riskler farklıdır.
Satıcı açısından riskler
- Çalıntı kart bilgisiyle yapılan işlemler sonradan iptal edilebilir ve tutar işletmeden geri alınabilir.
- Kart sahibi işlemi tanımadığını söyleyerek itiraz edebilir; yazılı onay yoksa itirazı kanıtlamak zorlaşır.
- Kart bilgilerinin dağınık ve korumasız saklanması veri güvenliği sorunu doğurur.
Müşteri açısından riskler
- Bilgilerin güvenilmez kişilerin eline geçmesi
- Gönderilen kart bilgisinin başka amaçla kullanılması
- Tanımadığınız kişi veya firmalarla işlem yapılması
Riski azaltmanın yolları
Mümkünse mail order yerine müşterinin kart bilgisini kendisinin girdiği, 3D Secure doğrulamalı bir ödeme bağlantısı veya sayfası kullanın. Altyapı seçiminde sanal POS komisyon ve maliyet kalemlerini karşılaştırmak yararlı olur. Yüksek tutarlı işlemlerde müşteriyi geri arayarak veya başka bir kanaldan teyit etmek de sahtecilik riskini düşürür.
Bu yazıdaki bilgiler genel niteliktedir; mail order yetkisi, saklama süreleri ve itiraz kuralları bankadan bankaya değişebilir. Kesin bilgi için çalıştığınız banka veya ödeme kuruluşuna danışın.
Sık Sorulan Sorular
Mail order ile her işletme ödeme alabilir mi? Hayır. Bu özellik bankanın veya ödeme kuruluşunun işletmeye tanımlaması gereken özel bir yetkidir ve sözleşmede yer almalıdır.
Kart bilgilerini e-posta ile göndermek güvenli mi? Güvenli değildir. E-posta kolayca ele geçirilebilir; bu yüzden kart bilgilerini yazılı olarak göndermek yerine güvenli ödeme bağlantılarını tercih edin.
Mail order işlemine itiraz edilirse ne olur? Kart sahibi işlemi tanımadığını bildirirse banka inceleme başlatır. Satıcı olarak yazılı onay ve sipariş kayıtlarını sunabilmeniz önemlidir.
Görsel: Aranami / Flickr, CC BY 2.0
