İmza Sirküleri Nasıl Alınır, Ne İşe Yarar?

Şirketler adına yapılan sözleşmelerde, banka işlemlerinde ve ihale başvurularında karşı taraf çoğu zaman şu soruyu sorar: Bu imzayı atan kişi şirketi gerçekten temsil etmeye yetkili mi? Bu sorunun belgeli yanıtı imza sirkülerindedir. Bu yazıda imza sirkülerinin ne olduğunu, ne işe yaradığını ve nasıl alınabileceğini genel hatlarıyla anlatıyoruz.

İmza Sirküleri Nedir?

İmza sirküleri, bir şirketi temsil ve ilzam yetkisine sahip kişilerin kimler olduğunu, bu kişilerin imzalarını ve yetkilerinin sınırlarını gösteren noter onaylı belgedir. Belgede genellikle şirketin unvanı, ticaret sicil bilgileri, yetkililerin adı soyadı, yetki türü (tek başına ya da müşterek imza gibi) ve örnek imzaları yer alır.

Gerçek kişi tacirler için de benzer biçimde imza beyanı hazırlanabilir. Şirketlerde ise sirküler, sicilde kayıtlı yetki bilgilerine dayanır. Bu nedenle sicil kayıtlarının güncel olması belgenin doğru düzenlenmesi için şarttır.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

Yetkiyi belgelendirir: Sözleşmeyi imzalayan kişinin şirket adına bağlayıcı işlem yapabildiğini karşı tarafa gösterir.
Bankacılık işlemlerinde kullanılır: Ticari hesap açılışı, kredi sözleşmesi ve çek ya da senet işlemlerinde bankalar genellikle güncel belge talep eder.
İhale ve tedarikçi kayıtlarında istenir: Kamu ve özel sektör ihalelerinde yetkili imzanın doğrulanması için başvuru dosyasına eklenir.
Güven oluşturur: İş ortakları ve tedarikçiler, belgeyi görerek imzanın geçerliliğinden emin olur. Sahte ya da yetkisiz imza riskini azaltır.
Resmî işlemleri kolaylaştırır: Tapu, gümrük ve farklı kurumlardaki işlemlerde yetkiyi ispatlamak için kullanılır.

Şirketin resmî ilan kayıtları için Ticaret Sicil Gazetesi yazımıza, mükellefiyet belgesi için vergi levhası rehberine bakabilirsiniz.

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İmza sirküleri, noterler tarafından düzenlenir. Süreç genel hatlarıyla şu şekilde ilerler; ancak noterlerin istedikleri belgeler ve uygulama detayları farklılık gösterebilir, bu nedenle önceden telefonla ya da internet sitesinden bilgi almanız yararlıdır.

Yetkili kişinin belirlenmesi: Şirket ana sözleşmesi ve sicil kayıtlarına göre kimin hangi şekilde imza yetkisi olduğu netleştirilir.
Belgelerin hazırlanması: Genellikle şirketin güncel ticaret sicil gazetesi örnekleri ya da sicil kaydını gösteren belgeler, yetkililerin kimlik belgeleri ve gerekirse vekâletname istenir. Hangi belgelerin gerektiği noterden öğrenilmelidir.
Noter başvurusu: Yetkili kişi, belgelerle birlikte noterliğe gider. Noter bilgileri kontrol eder, sirküleri düzenler ve imzaların noter huzurunda atılmasını sağlar.
Onay ve teslim: Noter belgeyi onaylar; harç ve masraflar ödenir ve belge teslim edilir.

Ücretler noter tarifesine göre belirlenir ve yıllık olarak değişebilir; bu nedenle tutarı konusunda kesin bir rakam vermek yerine ilgili noterden bilgi almanızı öneririz. Aynı şekilde bazı kurumlar belgenin belirli bir süreden daha yeni olmasını isteyebilir. Kaç gün veya ay geçerli kabul edileceği kuruma göre değişir; bu konuyu belgeyi isteyen kurumdan öğrenin.

İmza Sirküleri Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Sicil kayıtlarındaki yetki bilgisi güncel değilse, noter doğru bir sirküler düzenleyemez. Yetkili değişikliği olduysa önce bunun tescil edilmesi gerekir. Ayrıca belgeyi kullanacağınız kurumun, kaç adet ve hangi dilde (gerekirse tercümeli) istediğini önceden sormak ikinci kez noter masrafı yapmanızı önler. Yurt dışı işlemlerde ek olarak apostil veya konsolosluk onayı gerekebilir.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; uygulama ve mevzuat değişebilir. Kesin bilgi için noter, avukat ya da mali müşavire danışınız.

Sık Sorulan Sorular

İmza sirküleri ile imza beyannamesi aynı mıdır? Benzer amaca hizmet etseler de aynı değildir. Beyanname daha çok gerçek kişilerin ya da tacirlerin imzalarını bildirdiği belgedir; sirküler ise özellikle şirket yetkililerinin yetki ve imzalarını gösterir.

İmza sirkülerini herkes alabilir mi? Genellikle şirketi temsil etmeye yetkili kişi ya da onun vekili başvurur. Vekil aracılığıyla başvuruda uygun bir vekâletname gerekir.

Yetkili değişirse eski sirküler geçerli olur mu? Hayır. Yetki değiştiğinde yeni durumun tescil edilmesi ve yeni bir sirküler alınması gerekir; eski belge güncel yetkiyi göstermez.

Görsel: Visual Content / Flickr, CC BY 2.0