Yeni bir şirket kurmak isteyen girişimcilerin karşısına çıkan ilk kavramlardan biri MERSİS’tir. Ticaret sicili, vergi kaydı ve banka işlemleri gibi adımların çoğunda karşınıza çıkan bu numara, şirketinizin resmi kimliği gibi düşünülebilir. Bu yazıda MERSİS’in ne olduğunu, kaydın hangi aşamalarda ve nasıl yapıldığını, kimler için zorunlu olduğunu sade bir dille anlatıyoruz.
MERSİS Nedir?
MERSİS, Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’nin kısaltmasıdır. Ticaret Bakanlığı tarafından işletilen bu elektronik sistem, ticaret sicili müdürlüklerinde tutulan şirket bilgilerini tek bir merkezde toplar. Amaç, şirketlerin kuruluştan tasfiyeye kadar bütün sicil işlemlerinin elektronik ortamda yürütülmesi ve kamu kurumlarının aynı veriye ulaşabilmesidir.
Sisteme kaydedilen her işletmeye on altı haneli, benzersiz bir MERSİS numarası verilir. Bu numara ticaret unvanı, adres, sermaye ve ortaklık yapısı gibi bilgilerle eşleşir. Bir şirketin kimliğini doğrulamak isteyen banka, vergi dairesi veya iş ortağı bu numara üzerinden bilgilere ulaşabilir.
MERSİS’in pratik faydası, aynı bilgiyi farklı kurumlara defalarca vermek zorunda kalmamanızdır. Daha önce kuruluş sırasında her kuruma ayrı ayrı gidilirken, bugün işlemlerin büyük bölümü ticaret sicili üzerinden tek başvuruyla ilerler.
MERSİS Kaydı Nasıl Yapılır?
Kayıt süreci şirketin türüne göre küçük farklılıklar gösterir ancak genel akış benzerdir. Adımları şöyle sıralayabiliriz:
- Şirket türünü ve unvanı belirleyin. Limited, anonim veya şahıs şirketi gibi türlerden hangisinin size uygun olduğuna karar verin. Unvanın daha önce tescil edilmiş bir unvanla karışmaması gerekir.
- Esas sözleşmeyi hazırlayın. Ortaklar, sermaye, faaliyet konusu ve yönetim yapısı gibi bilgiler esas sözleşmede yer alır. Standart örnekler ticaret sicili müdürlüklerinde bulunabilir.
- MERSİS üzerinden başvuru bilgilerini girin. Ortaklar ve yöneticiler e-Devlet kimlik doğrulamasıyla sisteme giriş yapar, şirket bilgilerini doldurur ve gerekli belgeleri yükler.
- Ticaret sicili müdürlüğünde işlemi tamamlayın. Belgeler incelenir, imzalar ve harçlar tamamlanır. Müdürlük onayladığında şirket tescil edilir ve MERSİS numarası kesinleşir.
- Vergi ve diğer kayıtları yaptırın. Tescilden sonra vergi dairesi kaydı, esnaf ve sanayi odası veya ticaret odası üyeliği gibi işlemler devam eder.
Harç, noter ve tescil giderleri zaman içinde değiştiği için güncel tutarları ticaret sicili müdürlüğünden veya ilgili odanın internet sitesinden öğrenmeniz gerekir. Gerekli belge listesi de şirket türüne ve ortakların durumuna göre farklılık gösterebilir.
Kuruluş sonrasında vergi mükellefiyeti için vergi levhasının nasıl alındığını öğrenmeniz, ilan işlemleri için ise Ticaret Sicil Gazetesi’nin işlevini bilmeniz işinizi kolaylaştırır. Süreci uçtan uca merak edenler için online şirket kurulumu yazımız da yol gösterici olacaktır.
Kayıt sırasında sık yapılan hatalar
En sık karşılaşılan sorunlar şunlardır: Unvanın benzer bir unvanla çakışması, faaliyet konusunun fazla dar veya belirsiz yazılması, ortakların kimlik ve adres bilgilerinin eksik girilmesi ve belgelerin yanlış sırayla yüklenmesi. Bu hataların hepsi başvurunun geri çevrilmesine ve zaman kaybına yol açar. Başvuruyu göndermeden önce bilgileri bir kez daha kontrol etmek ve gerekirse bir mali müşavirden destek almak makul bir adımdır.
Kayıttan sonra neler yapılmalı?
MERSİS numarasını aldıktan sonra bilgilerinizi güncel tutmak sizin sorumluluğunuzdadır. Adres değişikliği, sermaye artırımı, ortak değişikliği ve yetkili imza değişiklikleri ticaret siciline bildirilmelidir. Bilgiler güncel olmazsa banka işlemlerinde, ihalelerde veya resmi yazışmalarda sorun yaşanabilir. Ayrıca şirket evraklarında MERSİS numarasının yer alması, kurumsal güven açısından da olumlu bir izlenim bırakır.
MERSİS Kaydı Zorunlu mu?
Şirketlerin ticaret siciline tescili zaten yasal bir yükümlülüktür ve güncel uygulamada bu tescil MERSİS üzerinden yürütülür. Dolayısıyla yeni kurulan ticaret şirketleri için MERSİS kaydı fiilen sürecin bir parçasıdır; ayrıca isteğe bağlı bir adım olarak düşünülmemelidir. Gerçek kişi tacirler ve esnaflar için kuralların kapsamı farklılık gösterebilir. Bu nedenle kendi durumunuz için geçerli olan yükümlülüğü ticaret sicili müdürlüğünden veya mali müşavirinizden teyit etmeniz doğru olur.
Mevzuat ve uygulama zaman içinde değişebilir. Bu yazı genel bilgi niteliğindedir; kesin yükümlülükler ve süreler için güncel mevzuata ve yetkili kurumlara başvurmanızı, gerekirse bir avukata ya da mali müşavire danışmanızı öneririz.
Sık Sorulan Sorular
MERSİS numarası ile vergi numarası aynı şey mi? Hayır. MERSİS numarası ticaret sicili sistemindeki şirket kimliğidir; vergi numarası ise vergi dairesinin verdiği ayrı bir numaradır. İkisi farklı kurumlarda kullanılır.
MERSİS numaramı nereden öğrenebilirim? Şirketin ticaret sicil kayıtlarından, imza sirkülerinden veya MERSİS’e e-Devlet doğrulamasıyla girerek ulaşabilirsiniz.
Kayıt işlemini bir mali müşavir yapabilir mi? Evet, birçok girişimci başvuruyu mali müşavir aracılığıyla yürütür. Yine de bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek ortakların sorumluluğundadır.
Görsel: Robert Couse-Baker / Flickr, CC BY 2.0
[…] bir vergi veya ticaret sicili kaydı değildir. Şirket kuruluşunda MERSİS kaydı yapılır, vergi mükellefiyeti için ise vergi levhası söz konusudur. ETBİS bunlara ek olarak, […]